Как создать пользовательские поля в Битрикс24 для квалификации и отчётов

Начните с управленческого вопроса

Каждое поле должно помогать принять решение или выполнить действие. «Срок запуска» нужен для планирования контакта, «Направление продукта» — для маршрутизации, «Тип клиента» — для сегментации. Поле «Дополнительная информация 2» без правила заполнения обычно превращается в ещё один комментарий.

Опишите четыре вещи: что хранится, кто заполняет, когда значение становится известно и где оно используется. Например, бюджет узнаёт менеджер во время квалификации, вносит сумму в сделку, а РОП использует её для отбора крупных проектов. Если никто не использует данные, обязательность поля не создаст пользы.

Характеристики человека или компании храните в клиентской карточке; параметры конкретного заказа — в сделке. Один клиент может купить разные продукты и иметь разные бюджеты. Если записать бюджет последней сделки в компанию, следующая продажа получит неверный контекст.

Как выбрать тип поля

Для ограниченного набора категорий используйте «Список»: например, тип объекта или направление услуги. Для суммы с валютой — «Деньги», для даты окончания договора — «Дата», для точного времени встречи — «Дата/Время». «Да/Нет» подходит для однозначного признака, а «Привязка к пользователю» — для выбора сотрудника.

Строка удобна для свободного текста, но плохо подходит для показателей, которые нужно сравнивать численно. Значения «до 100 тысяч» и «100000» в строке не становятся единым бюджетом автоматически. Также дата, введённая текстом, не заменяет настоящий тип «Дата» для фильтрации.

Тип и множественность нельзя изменить после создания. Поэтому сначала проверьте поле на тестовой карточке. Если категории могут сочетаться, заранее решите, нужен ли множественный список. Не включайте множественность «на всякий случай», когда бизнесу требуется один основной вариант.

Создание через карточку

Создавать поля могут администраторы и сотрудники с правом изменять настройки CRM. Откройте нужный тип карточки, нажмите «Создать поле», выберите тип и укажите название. Добавьте подсказку с правилом заполнения, затем настройте доступные параметры.

«Показывать всегда» помогает сотруднику видеть незаполненное поле. «Обязательное на стадии» заставляет внести данные до сохранения или перехода на выбранный этап. Ограничение видимости позволяет выбрать сотрудников, которым доступна информация. Эти настройки решают разные задачи и не заменяют друг друга.

Сохраните поле и заполните его в тестовой записи. Проверьте название на языке менеджеров: «Плановая дата запуска», например, понятнее, чем внутреннее сокращение «ПДЗ». Подсказка должна объяснять источник значения, а не повторять название.

Создание через настройки CRM

Если нужны дополнительные параметры, откройте CRM → Ещё → Настройки → Настройки CRM → Настройки форм и отчётов → Пользовательские поля. Выберите тип элемента и добавьте поле. Для счетов и смарт-процессов используется отдельная настройка полей — не переносите путь из сделки без проверки.

Для списков внесите значения по отдельности либо импортируйте списком, каждое на новой строке. Включите отображение в фильтре, если руководитель будет отбирать записи по этому признаку. Отображение в таблице настраивается отдельно.

Значение по умолчанию используйте осторожно. Если всем новым сделкам автоматически присвоить «Бюджет подтверждён», поле перестанет отражать реальный разговор. Пустое значение иногда честнее, чем формально заполненная, но недостоверная информация.

Пример минимальной модели для отдела

Компания продаёт внедрение сервиса. В сделке нужны направление продукта, ориентировочный бюджет, плановая дата запуска и результат обследования. В компании — отрасль и тип клиента. В контакте — роль человека в принятии решения. Это учебная модель; набор должен соответствовать вашему продукту.

Поле бюджета делается типом «Деньги», направление — списком, дата — датой. Перед передачей на расчёт менеджер заполняет параметры заказа. В первой входящей стадии эти данные могут ещё быть неизвестны, поэтому требовать их сразу неразумно.

РОП проверяет, можно ли найти сделки по направлению и сроку запуска. Затем смотрит несколько заполненных записей: действительно ли сотрудники используют одинаковые определения. Структурированное поле полезно только при едином смысле значений.

Изменение, удаление и интеграции

Название, подсказки и другие доступные параметры можно редактировать. Тип и множественность после создания остаются прежними. При необходимости другого типа создайте новое поле и заранее спланируйте перенос данных, фильтров и правил автоматизации.

Удаление поля удаляет и его данные. Перед удалением проверьте, используют ли его роботы, формы, документы, импорт и внешние интеграции. Не удаляйте поле только потому, что оно не отображается в текущем виде карточки: оно может работать в другом процессе.

Для интеграций важны внутренние идентификаторы и коды значений. Переименование видимой категории не должно быть единственным способом управлять обменом. Согласуйте изменения с тем, кто отвечает за подключённые системы, и проверьте одну запись на всём пути.

Проверка результата и ошибки

Заполните поле в нескольких тестовых карточках, отберите записи фильтром и выведите значение в список. Проверьте права обычного менеджера и руководителя. Если поле нужно в документе или роботе, отдельно проверьте этот сценарий.

Если поля нет в фильтре, проверьте соответствующий параметр. Если менеджеры вводят разные варианты, замените свободный текст управляемым списком там, где это оправдано. Если много пустых значений, выясните, когда информация реально становится известна, прежде чем включать обязательность.

Катюша может помочь составить карту полей: назначение, тип, момент заполнения и использование в отчётах. Такая карта сокращает количество лишних настроек и упрощает дальнейшее развитие CRM.

Частые вопросы

Читайте также