Как настроить фильтры CRM в Битрикс24 для ежедневного контроля РОПа

Начните с трёх рабочих выборок

Первая выборка — сделки в работе без дела. Она показывает, где не определён следующий шаг. Вторая — сделки с просроченными делами. Третья — новые обращения, которые ещё не вышли из первой стадии. Эти выборки отвечают на разные вопросы и не должны смешиваться в один показатель «Плохие сделки».

Добавьте ограничение по воронке и ответственным своего отдела. Иначе руководитель будет разбирать карточки другого процесса, например исполнения заказов. Также заранее решите, включать ли завершённые сделки: для оперативного контроля обычно нужны активные.

Поиск с фильтрами зависит от тарифа. Пользователь видит только данные, к которым имеет доступ. Если выборка пуста, это может быть результатом прав или лишнего условия, а не отсутствия работы в отделе.

Пошаговое построение фильтра

1. Откройте CRM → Сделки и нужную воронку. Нажмите «Фильтр + поиск». Выберите доступные поля; если нужного нет, используйте «Добавить поле», отметьте его и примените выбор.
2. Для сделок без дальнейшего действия выберите активную группу стадий и условие по делам «Нет дел», если оно доступно в вашем фильтре. Для просроченных используйте соответствующее значение по делам. Добавьте ответственного или подразделение в пределах доступных параметров.
3. Нажмите «Найти» и откройте несколько карточек результата. Проверка конкретных записей обязательна: похожие по названию поля могут означать разные события. После проверки сохраните удобную выборку средствами интерфейса, если эта возможность доступна, и дайте ей название по действию руководителя.

Текущая стадия и история — разные условия

Поле «Стадия» показывает текущее положение карточки. «Стадия по истории» позволяет найти элементы, которые проходили выбранный этап раньше. Например, успешная сделка уже не находится на «Согласовании», но может присутствовать в исторической выборке.

Фильтр истории с предполагаемыми переходами учитывает также промежуточные стадии, которые карточка могла пропустить. Поэтому он не доказывает, что менеджер фактически выполнил действие на каждом этапе. Для контроля соблюдения процесса используйте фактическую историю.

Не сравнивайте число карточек в текущей стадии с числом прошедших её за месяц как одинаковые показатели. Первый — остаток незавершённой работы, второй — движение за период. РОПу нужны оба, но для разных решений.

Как не ошибиться с датами

В CRM есть даты начала, завершения, изменения стадии, события и работы в периоде. Выберите ту, которая соответствует вопросу. «Сколько завершили в сентябре?» отличается от «Сколько сентябрьских заявок завершили к сегодня?».

Если анализируете звонки и письма, используйте поля типа и даты события, а не только дату обновления карточки. Комментарий сотрудника может обновить запись, но не означает контакт с клиентом. Договоритесь о смысле показателя до вывода о работе менеджера.

Для сравнения сотрудников установите одинаковые периоды и воронки. Проверьте границы дат и исключите тестовые записи по принятому правилу. Смена условия в одном фильтре способна изменить вывод сильнее, чем реальное изменение продаж.

Поиск по связям и пользовательским полям

Фильтр может использовать поля связанных контактов и компаний. Это помогает, например, найти сделки определённой отрасли или клиентов с указанным e-mail. Но нужные сведения должны быть заполнены в правильном типе карточки.

Чтобы найти сделки без связанных лидов, добавьте поле «Связи с элементами CRM» и выберите тип элемента с условием отсутствия связи. Аналогично можно искать наличие связей. Такой фильтр доступен для разных типов элементов и режимов просмотра.

Пользовательское поле должно быть настроено для отображения в фильтре. Если отдел хранит отрасль свободным текстом, варианты «строительство» и «стройка» будут мешать единому отбору. Для управляемых категорий лучше согласованный список.

Пример утреннего контроля

РОП открывает активные сделки своего отдела с просроченными делами. По одной карточке клиент попросил перезвонить завтра, но сотрудник не изменил срок; по другой действительно пропущено обещанное письмо. Одинаковый красный счётчик скрывает разные причины.

Руководитель уточняет контекст и назначает конкретное действие. Затем открывает сделки без дел: там может быть заказ, ожидающий решения, но без даты повторного контакта. Для него нужен следующий шаг, а не искусственный перевод на другую стадию.

Итог проверки — несколько исправленных договорённостей и владельцев, а не наказание за число карточек. Через неделю можно оценить, уменьшается ли доля активных сделок без понятного продолжения.

Ошибки и проверка

Если фильтр ничего не показывает, сбросьте условия и добавляйте их по одному. Если результат слишком широкий, проверьте воронку, группу стадий и период. Если видны завершённые карточки, убедитесь, что не используется история вместо текущего состояния.

Проверьте выборку под руководителем и менеджером: разный доступ даёт разные результаты. Зафиксируйте состав условий, чтобы отчёт можно было повторить. Катюша может помочь собрать рабочие выборки для ежедневного контроля и отделить показатели состояния от показателей движения.

Частые вопросы

Читайте также