Как конвертировать лид в сделку, контакт и компанию без потери данных

Когда лид готов к конвертации

В Битрикс24 конвертация — создание контакта, компании или сделки на основании лида. Если есть конкретная покупка, обычно нужна сделка и связанный клиент. Если человек интересуется продуктом, но покупка пока не определена, можно сохранить контакт или компанию без активной сделки.

Не используйте конвертацию как способ убрать карточку из неудобной очереди. Сначала зафиксируйте результат разговора: что нужно клиенту, какой следующий шаг согласован и кто его выполнит. Эти данные важнее самого перехода в успешную стадию лида.

Проходить все промежуточные стадии технически необязательно. Но компания может установить критерии готовности. Например, подтверждена потребность, известен способ связи и выбран продукт. Это внутреннее правило отдела; оно не заменяет системные права и обязательные поля.

Что проверить до действия

Убедитесь, что у сотрудника есть права на создание нужного элемента. Доступ к чтению лида не означает возможность добавить сделку или компанию. Если кнопка есть, но операция завершается ошибкой, проверьте права именно на создаваемый тип и целевую воронку.

Проверьте имя, телефон, e-mail и компанию клиента. Найдите существующий контакт по идентифицирующим данным. Если человек уже покупал, создание новой карточки ухудшит историю отношений. Также посмотрите открытые дела: в какой карточке сотрудник будет выполнять обещанный звонок после передачи.

Отдельно проверьте обязательные поля. Без их заполнения конвертация может не завершиться. Значения пользовательских полей нужно перенести в соответствующие элементы осмысленно: характеристика клиента относится к контакту, параметры конкретной покупки — к сделке.

Как конвертировать один лид

Откройте карточку лида. Нажмите завершающую стадию или кнопку в правом верхнем углу, затем выберите «Создать на основании». Укажите нужный набор элементов: контакт, компанию, сделку либо их сочетание. Названия доступных вариантов зависят от выбранного сценария и карточки.

Если система предлагает перенести пользовательские поля, выберите, где они должны появиться. Не создавайте одинаковые поля во всех элементах автоматически. Например, город клиента может потребоваться в контакте, а срок запуска проекта — в сделке.

Заполните запрошенные обязательные данные и сохраните результат. В таймлайне лида появится информация о созданных элементах. Откройте эти связи и проверьте результат до того, как отправлять заявку следующему сотруднику.

Другие способы и массовая обработка

В канбане можно перенести карточку в результат «Качественный лид» и выбрать создаваемые элементы. В списке можно выполнить конвертацию конкретного лида через его финальную стадию. Это альтернативные пути к тому же результату, а не отдельные виды продаж.

Для нескольких лидов откройте список, отметьте нужные записи, выберите групповое действие «Создать на основании», укажите элементы и примените действие. Сначала проверьте небольшую однородную выборку. Если в ней смешаны частные покупатели, компании и повторные клиенты, одинаковый сценарий может быть неуместным.

Не запускайте массовую конвертацию только ради чистой доски. Перед ней выделите записи с пустыми контактами, незаполненными полями и разными следующими действиями. При большом объёме полезен контрольный список исходных лидов и полученных элементов.

Автоматизация: что нужно определить

Автоматическую конвертацию можно настроить роботом «Создать на основании» на выбранной стадии. Роботы доступны не на всех тарифах. На странице роботов выберите стадию, найдите робота, задайте создаваемые элементы и остальные параметры, затем сохраните изменения.

До включения определите событие запуска и условия. Пример: лид переводится на «Потребность подтверждена» только после разговора; далее создаётся сделка. Не делайте автоматическую конвертацию всех входящих запросов, если именно квалификация должна отделять целевые обращения.

Пройдите тест с новым клиентом, существующим клиентом и незаполненным обязательным полем. Проверьте, какие карточки появились, нет ли второй сделки после повторного перевода стадии и кто получил ответственность. Автоматизация должна сохранять понятную передачу, а не просто увеличивать число записей.

Пример распределения информации

Покупатель представляет сеть магазинов и интересуется поставкой оборудования для одного филиала. Название юридического лица и реквизиты относятся к компании; имя закупщика и телефон — к контакту; состав оборудования, филиал и срок поставки — к сделке. Это пример модели данных, которую отдел должен согласовать до конвертации.

В комментарии передачи менеджер указывает: «Закупщик согласовал расчёт двух вариантов; предложение отправить до четверга». Затем создаёт или проверяет дело с конкретной датой. Даже идеально перенесённые поля не помогут, если никто не отвечает за следующий контакт.

После операции сравните исходный лид и связанные элементы: клиент, ответственный, важные поля, контекст переговоров. Для РОПа полезна выборочная проверка первых десяти передач: она быстрее выявит неправильную модель, чем исправление сотен дублей позже.

Как разбирать ошибки

Если не создаётся сделка, проверьте право её добавления и обязательные поля. Если нет важного пользовательского поля, проверьте выбранный перенос. Если клиент дублируется, разберите идентификацию и порядок выбора существующего клиента. Если менеджер не видит результат, проверьте его доступ к воронке и связанной базе.

Конвертация не означает, что клиент согласился на договор или оплату. В отчёте по лидам она показывает завершение первичной обработки. Для анализа продаж используйте результаты связанных сделок. Катюша может проверить карту переноса полей и сценарий передачи между первой линией и отделом продаж.

Частые вопросы

Читайте также